Por qué la comunicación digital causa estrés en el trabajo

Lograr que la bandeja de entrada esté en cero a las 5 p. m. solía ser el objetivo de muchos trabajadores de oficina. Pero eso se convirtió en una misión imposible para muchos que cambiaron al trabajo remoto durante la pandemia y se enfrentaron a una avalancha de reuniones de Zoom, pings en Slack, conferencias telefónicas de la vieja escuela, mensajes de texto y etiquetas en documentos compartidos, sin mencionar una bandeja de entrada repleta de correos electrónicos. que entró fuera de horario. No es de extrañar que el agotamiento esté en aumento.

Entonces, ¿qué tiene la comunicación en el lugar de trabajo en la era digital que causa altos niveles de estrés y sentimientos de ansiedad? Echemos un vistazo a algunos de los desafíos específicos que surgen al colaborar con colegas y supervisores detrás de una pantalla, junto con consejos de expertos sobre cómo establecer límites para su salud mental.

Estrés de las comunicaciones digitales en el trabajo

La comunicación en el lugar de trabajo ha sido una fuente de estrés y ansiedad para las personas mucho antes de la era digital.

“Imagínese al gran jefe asomando la cabeza fuera de su oficina y llamándolo a usted, oa un gerente llamando para obtener un informe de estado sobre un proyecto en particular. Este tipo de situaciones siempre han generado estrés”, señala Kate Hanselman, PMHNPuna enfermera practicante de salud mental psiquiátrica en Thriveworks en Stamford, Connecticut.

Pero ahora, con el cambio a la nueva tecnología para facilitar las conversaciones, los límites entre nuestra vida profesional y privada se han roto. Un trabajador no tiene que estar en la oficina para que su jefe lo llame a una reunión inesperada; podría estar cocinando la cena o arropando a sus hijos en la cama cuando recibe una solicitud. Y esa sensación de necesidad de estar «encendido» las 24 horas del día, los 7 días de la semana, puede ser agotadora.

“Las tecnologías de la información y la comunicación pueden crear estrés y ansiedad para la comunicación en el lugar de trabajo porque amplían los límites de lo que es ‘trabajo’ y lo que es ‘hogar’ para muchas personas. Especialmente para aquellos que pueden tener computadoras portátiles o teléfonos celulares conectados al trabajo, la presión de revisar y responder correos electrónicos fuera del horario laboral tradicional, por ejemplo, puede comenzar a acumularse, lo que afecta el equilibrio entre el trabajo y la vida personal”, explica. Dra. Natalie Penningtonprofesor asistente de estudios de comunicación en la Universidad de Nevada, Las Vegas, cuyo trabajo se centra en la intersección de la comunicación interpersonal y la tecnología de la comunicación.

Además, la velocidad de las comunicaciones digitales puede hacer que los trabajadores sientan que cada mensaje que reciben requiere una respuesta inmediata. Los investigadores han descubierto que cuando un trabajador recibe un correo electrónico fuera del horario laboral, tiende a sobrestimar la rapidez con la que el remitente espera una respuesta. El fenómeno, denominado «el sesgo de la urgencia del correo electrónico», se ha relacionado con una menor sensación de bienestar y niveles más altos de estrés laboral percibido.

Incluso durante el horario comercial, la experiencia de la comunicación básica con los compañeros de trabajo se ha reducido a interminables idas y venidas en Slack u otra plataforma de comunicaciones internas. En lugar de tener conversaciones sobre proyectos en persona como lo harías en la oficina, todo se envía a través de mensajes instantáneos, lo que agrega una nueva capa de complejidad. Entonces, en lugar de caminar hacia el escritorio de alguien en persona para hablar rápidamente sobre un problema, se convierte en un interminable intercambio de ideas.

Luego está el nivel adicional de ansiedad generalmente reservado para el mundo de las citas: esos tres pequeños puntos que indican que alguien está escribiendo. Cuando esos puntos aparecen junto al nombre de su jefe, le da tiempo para analizar en exceso lo que podría estar diciendo, y como saben que está en línea, hay presión para responder lo antes posible, incluso si está en medio de otra cosa.

Sin embargo, la urgencia de un mensaje no es la única parte ambigua de las comunicaciones digitales que estresa a los trabajadores. El tono y la intención del mensaje también pueden dejarse a la interpretación, lo que hace que las personas se preocupen si lo están leyendo correctamente.

“Aunque el propósito previsto de la comunicación digital es aumentar la eficiencia, a veces puede aumentar el tiempo que una persona dedica a tratar de descifrar mensajes que no son claros o se malinterpretan”, dice Desreen N. Dudley, PsyDconsultora de calidad en salud mental y psicóloga clínica en Teladoc. “Cuando este es el caso, los niveles de estrés aumentan ya que algunos empleados pueden comenzar a reflexionar sobre su interpretación percibida de un mensaje, pasan mucho tiempo editando su respuesta y se evalúan negativamente si sienten que no respondieron lo suficientemente rápido por miedo. del juicio negativo de los demás.”

Todo esto, sumado a las constantes interrupciones de nuevos mensajes, hacen de las comunicaciones digitales una importante fuente de estrés para muchos trabajadores.

Estrategias de comunicación sin estrés para los trabajadores

Entre la pandemia que aún mantiene algunas oficinas cerradas y la gente que exige flexibilidad para trabajar de forma remota, estas herramientas de comunicación digital seguirán siendo una presencia importante en la vida de muchos trabajadores, a pesar del estrés que pueden causar. La buena noticia es que hay algunas formas en que los trabajadores pueden estar al tanto y reducir la carga emocional de la hiperconectividad.

Comienza estableciendo límites firmes entre estar en el trabajo y tomarse un tiempo de inactividad muy necesario.

“Establezca sus horas de inactividad, comuníquelas con su equipo si es necesario y asegúrese de que sus notificaciones digitales estén desactivadas durante este tiempo. Recuerde que el trabajo nunca se terminará, así que tómese el tiempo para usted mientras pueda”, dice Hanselman.

Incluso mientras está trabajando, trate de recordar que no se requieren respuestas inmediatas para cada mensaje que recibe.

“No responda de inmediato a todos los mensajes relacionados con el trabajo. Los empleados pueden estructurar su gestión del tiempo reservando un momento durante el día en el que responden a los mensajes”, sugiere el Dr. Dudley.

Si no puede dejar el hábito de redactar una respuesta inmediata, considere enviarla unas horas más tarde, en lugar de hacerlo de inmediato.

“No siempre soy el mejor en establecer límites de correo electrónico, pero comencé a usar la función ‘programar’, que me permite escribir mi respuesta pero configurarla para enviarla más tarde”, dice el Dr. Pennington. “Tengo el alivio del estrés de hacer lo que necesito por mi parte, pero establezco el límite de ‘He hecho lo suficiente’ y la programación garantiza que el seguimiento se realice durante las horas de trabajo más tradicionales”.

Establecer nuevas normas en el lugar de trabajo

Los empleadores también pueden desempeñar un papel importante para hacer que la comunicación en el lugar de trabajo sea menos dañina para la salud mental de su personal y, en última instancia, reducir el riesgo de agotamiento.

“Parte de eso es modelar esos comportamientos (no enviar correos electrónicos a alguien tarde o enviar mensajes de texto demasiado pronto) y parte de eso es ser claro acerca de las mejores prácticas”, dice el Dr. Pennington. “Por ejemplo, algunas personas pueden estar estresadas por el elemento visual de las llamadas de Zoom mientras trabajan desde casa, por lo que permitir que esos trabajadores tengan la cámara apagada o usen la función de llamada telefónica puede ser más que suficiente para participar en la reunión y Tareas completas.»

Otra cosa que los jefes pueden hacer es optimizar la cantidad de herramientas de comunicación que requieren que los empleados usen. Reducir las formas en que las personas pueden enviar y recibir mensajes puede «disminuir la carga de tener empleados revisando múltiples plataformas para comunicaciones relacionadas con el trabajo», dice el Dr. Dudley.

Por último, asegurarse de que todos los trabajadores tengan claro qué se debe hacer, cuándo y qué tareas son la prioridad más alta puede ayudar a aumentar la productividad y hacer que los empleados se sientan más seguros de que están haciendo lo correcto, independientemente de las presiones del correo electrónico y otros. mensajes